La cláusula 3.1 de la Norma Internacional Automotriz IATF define los requisitos específicos de cliente (CSR por sus siglas en inglés) como “requisitos suplementarios o interpretaciones de los requisitos vinculados con uno o más apartados de la Norma del SGC Automotriz”.
Con el fin de elevar los estándares de calidad, promover la mejora continua e integrar las lecciones aprendidas, los OEM actualizan con frecuencia los CSR, situación que pone en aprietos a los proveedores porque están tan ocupados en atender la producción, gestionar nuevos proyectos, dar solución a problemas y responder a las necesidades urgentes que surgen todos los días, que pierden de vista dichas actualizaciones resultando en un desconocimiento de éstos por parte de la organización. Esta situación puede derivarse en una no conformidad mayor durante una auditoría de tercera parte o en la insatisfacción de sus clientes. Es por esto por lo que a continuación presentamos 7 sencillos pasos que harán este proceso más fácil y eficaz.
1. Asigna un responsable
La cláusula 5.3.1 del IATF 16949:2016 establece como requisito que la organización debe designar a las personas con la responsabilidad y autoridad para asegurar que se cumplen los requisitos del cliente y esto se debe documentar. Podrían ser una o más personas, lo importante es que esté bien definido, documentado, comunicado e implementado. Un organigrama, descripción de puesto o trabajo estándar podrían ser algunos ejemplos.
2. Establece un método para la revisión
Establece un proceso estándar para la revisión de los cambios incluyendo las fuentes de información y la frecuencia. Puedes incluirlo en el trabajo estándar del responsable, una instrucción de trabajo o un procedimiento. Otra opción es registrarse en la página www.iatfglobaloversight.org para que lleguen las notificaciones de cualquier publicación o cambio que se emita. No tiene ningún costo.
3. Asegura el acceso a la fuente de información
Generalmente los CSR de IATF hacen referencia a otros documentos específicos del OEM a los cuales solamente la organización puede acceder mediante portales exclusivos que la armadora pone a disposición de sus proveedores. Asegúrate que la persona responsable de revisarlos y comunicarlos cuenta con los accesos necesarios para estudiar dichos documentos. Estos accesos deberían quedar listos desde las primeras etapas de cualquier nuevo lanzamiento para evitar contratiempos.
4. Comunica el cambio
Determina cuales son los canales adecuados para comunicar los cambios y a quienes se les debe de dar a conocer (por ejemplo: alta dirección, dueños de proceso que se ven afectados por el cambio, etc.). Esto puede ser durante una junta, correo electrónico o cualquier mecanismo que sea adecuado y eficaz para la organización. La comunicación debería de considerar la fecha de efectividad del cambio emitida por el OEM.
5. Incorpora el cambio al SGC de la organización
Una vez que se comunica el cambio a los involucrados, estos deben asegurarse de que se incorporan a los procesos del SGC y la información documentada del mismo con el fin de que el conocimiento y las prácticas se transfieran. Lo más común es la actualización de mapas de proceso, procedimientos, instrucciones de trabajo, alertas de calidad, ayudas visuales, documentación de proceso, entre otros.
6. Despliega el cambio
La organización se debe asegurar que los cambios del SGC se despliegan al personal pertinente con el fin de que se implementen adecuadamente, se mantengan, se les dé seguimiento para asegurar su eficacia y se mejoren. Esto se puede hacer mediante sesiones de entrenamiento formales, juntas de comunicación, notificaciones por email u otros medios digitales, etc.
7. Da seguimiento
Una de las etapas más importantes de la implementación de una acción es la validación. Esto es evaluar si con el paso del tiempo el cambio se mantiene como fue planeado. Por ejemplo, si el responsable abandona el puesto, su reemplazo debería mantener el cumplimiento del requisito porque éste fue correctamente implementado como parte del SGC y es claro en los roles y responsabilidades comunicadas a dicha persona.
El cumplimiento de los requisitos de nuestros clientes, tanto contractuales como los CSR de IATF, aseguran su satisfacción y fortalecen nuestra relación comercial dándoles la seguridad de que nos mantenemos atentos y proactivos ante cualquier cambio que emitan. Cualquier duda que surja durante la revisión de los CSR debería ser consultada con el representante del OEM que atienda asuntos de requisitos para el SGC como puede ser un SQE o SQA.